Verhaltenskodex für Geschäftspartner

Die Bookwire GmbH (im Folgenden nur „Bookwire“) hat sich zu hohen ethischen und sozialen Standards verpflichtet. Ein gesetzmäßiges, ökologisch nachhaltiges und sozial verantwortungsvolles Verhalten ist elementare Grundlage einer jeden Geschäftsbeziehung. Die Verantwortung von Unternehmen, insbesondere hinsichtlich Nachhaltigkeit und Klimaschutz, sind Themen von entscheidender Bedeutung für ein förderliches Zusammenleben in unserer Gesellschaft. Im Sinne eines ganzheitlichen Ansatzes erwartet Bookwire die Einhaltung dieser Standards gleichermaßen auch von seinen Geschäftspartnern. Die Regelungen dieses Code of Conduct sollen die Anforderungen im Hinblick auf das Verhalten der Geschäftspartner von Bookwire veranschaulichen. Die Grundlagen für diesen Code of Conduct bilden die wichtigsten internationalen Standards und Regelwerke für Menschenrechte und Umweltstandards sowie das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz.

Der Geschäftspartner wird sich an die aufgeführten Grundsätze halten. Zudem wird er seinen Mitarbeitenden, Beauftragten und Subunternehmern den Inhalt dieser oder inhaltlich mindestens gleich wirksamer Verhaltensregeln kommunizieren und alle erforderlichen Vorkehrungen für die Umsetzung dieser Anforderungen treffen.
 

1. Einhaltung von Gesetzen

Das geltende Recht der jeweils anwendbaren Rechtsordnung ist zu respektieren. Es ist strikt untersagt, Dritte zu ungesetzlichen Handlungen zu veranlassen oder an solchen Handlungen mitzuwirken.
 

2. Menschenrechte

Faire Behandlung
Der Geschäftspartner wird grundsätzlich keine Zwangsarbeit einsetzen. Er trägt dafür Sorge, dass es am Arbeitsplatz nicht zu grober oder unmenschlicher Behandlung kommt. Dazu gehören insbesondere sexuelle Belästigung, körperliche Bestrafung, geistige und körperliche Nötigung und verbale Beschimpfung von Mitarbeitenden . Den Mitarbeitenden darf auch nicht mit solchem Verhalten gedroht werden.

Kinderarbeit und Schutz Minderjähriger
Der Geschäftspartner setzt keine Kinderarbeit ein und beachtet alle anwendbaren Vorschriften zum Schutz Minderjähriger. Das Mindestbeschäftigungsalter darf nicht unter dem Alter liegen, mit dem die gesetzliche Schulpflicht endet. In keinem Fall dürfen Mitarbeitende jünger als 15 Jahre alt sein (bzw. 14 Jahre, wenn nationales Recht gemäß ILO-Übereinkommen 138 dies zulässt).

Sicherheit und Gesundheit
Arbeitsplätze und Arbeitseinrichtungen müssen den anwendbaren Gesetzen und Vorschriften entsprechen. Jegliche Verletzung von grundlegenden Menschenrechten am Arbeitsplatz und in betrieblichen Einrichtungen ist verboten. Zudem sind insbesondere Anforderungen des Brandschutzes und der Notfallversorgung einzuhalten. Insbesondere Heranwachsende (Jugendliche) sollen keinen gefährlichen, unsicheren oder ungesunden Umständen ausgesetzt werden, die ihre Gesundheit und Entwicklung gefährden. Mitarbeitende sollen regelmäßig über Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz geschult werden. An den Arbeitsplätzen ist zudem für eine hinreichende Sauberkeit zu sorgen. Stellt der Geschäftspartner Mitarbeitenden Unterkünfte, gelten für diese die gleichen Anforderungen.

Entgelt und Arbeitszeiten
Der Geschäftspartner beachtet alle einschlägigen Gesetze, Vorschriften und Branchenstandards zu Entgelt und Arbeitszeiten. Das Entgelt für reguläre Arbeitsstunden und Mehrarbeit muss dem nationalen gesetzlichen Mindestlohn oder den branchenüblichen Mindeststandards entsprechen, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Den Mitarbeitenden sind alle gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen zu gewähren. Der Geschäftspartner hat sicherzustellen, dass Mitarbeitende klare, detaillierte und regelmäßige schriftliche Informationen über die Zusammensetzung ihres Entgelts erhalten (z.B. in Form von Gehaltsabrechnungen). Mitarbeitende arbeiten nicht länger als die gesetzlich zulässigen Arbeitszeiten. Ausreichende Pausenzeiten sind sicherzustellen. Gesetzlich geregelte Ruhetage werden eingehalten.

Vereinigungsfreiheit
In Übereinstimmung mit den lokalen Gesetzen muss das Recht der Mitarbeitenden gewahrt werden, sich frei zu Gewerkschaften zusammenzuschließen oder diesen beitreten können. Der Geschäftspartner gewährleistet das Recht auf Vereinigungsfreiheit. Mitarbeitende haben das Recht, sich gemäß den einschlägigen Gesetzen zu versammeln sowie Gewerkschaften und Mitarbeitendenvertretungen zu gründen oder sich diesen anzuschließen. Mitarbeitende haben darüber hinaus das Recht auf Kollektivverhandlungen zur Lösung von Arbeitsplatz- und Lohnfragen. Die Geltendmachung dieser Rechte darf nicht mit Repressalien geahndet werden.

Disziplinarmaßnahmen
Disziplinarmaßnahmen müssen im Rahmen von nationalem Recht sowie der international anerkannten Menschenrechte erfolgen. Jede unangemessene Disziplinarmaßnahme ist zu unterlassen, wie insbesondere der Einbehalt von Gehalt, Sozialleistungen oder Dokumenten (z. B. Ausweise) und das Verbot, den Arbeitsplatz zu verlassen. Der Geschäftspartner respektiert das Kündigungsrecht seiner Mitarbeitenden.

Diskriminierungsverbot
Chancengleichheit und Gleichbehandlung der Mitarbeitende müssen gefördert und Diskriminierung jeglicher Form strikt abgelehnt werden. Insbesondere darf niemand aufgrund seines Alters, Geschlechts, seiner sexuellen Orientierung, einer Schwangerschaft, Behinderung, seiner Nationalität, ethnischen Herkunft, Hautfarbe, Religion oder Weltanschauung, politischen Überzeugung, seines sozialen Hintergrunds oder Familienstands benachteiligt werden. Die Chancengleichheit von Frauen und Männern wird in allen Aspekten der Ausbildung sowie der persönlichen und beruflichen Entwicklung gewährleistet. Die persönliche Würde, Privatsphäre und Persönlichkeitsrechte jedes Einzelnen werden respektiert.
 

3. Ethisches Geschäftsverhalten

Verbot von Korruption und Bestechung
Bei allen Geschäftsaktivitäten sind höchste Integritätsstandards zugrunde zu legen. Bookwire toleriert weder eine direkte noch eine indirekte Beteiligung an Korruption oder Bestechung und erwartet dasselbe von seinen Mitarbeitenden und Geschäftspartnern. Das Anbieten, Gewähren oder Versprechen von Zuwendungen an Regierungsbeamte oder Stellen der Privatwirtschaft mit dem Ziel, offizielle Handlungen zu beeinflussen oder einen unlauteren Vorteil zu erreichen, ist strikt untersagt. Zulässig sind ausschließlich allgemein übliche geringwertige Werbegeschenke für die geschäftliche Verwendung. Ebenfalls zulässig sind Einladungen (zu Geschäftsessen o.ä.), die einen geschäftlichen Anlass haben, sich in einem angemessenen Rahmen halten und nicht geeignet sind, Geschäftsentscheidungen in unredlicher Weise zu beeinflussen.

Vermeidung von Interessenkonflikten
Geschäftsentscheidungen sind im besten Interesse des Unternehmens und unbeeinflusst von persönlichen Interessen zu treffen. Interessenkonflikte, die Geschäftsbeziehungen nachteilig beeinflussen können, sind zu vermeiden. Bei der Entscheidung über eine Geschäftsbeziehung zählen nur sachliche und objektive Kriterien wie beispielsweise Preis, Qualität und Qualitätsmanagement, Zuverlässigkeit, Produkteignung sowie das Bestehen einer langandauernden und konfliktfreien Geschäftsbeziehung. Bestehende und mögliche Interessenkonflikte hat ein Geschäftspartner offenzulegen.

Fairer Wettbewerb
Geschäftspartner werden im Einklang mit nationalen und internationalen Wettbewerbsgesetzen handeln und sich nicht an Preisabsprachen, Aufteilung von Märkten oder Kunden, Marktabsprachen oder Angebotsabsprachen beteiligen.

Geistiges Eigentum
Geschäftspartnern werrden Rechte an geistigem Eigentum respektieren. Technologie- und Know-how-Transfer haben so zu erfolgen, dass die Rechte am geistigen Eigentum geschützt sind.

Schutz von Geschäftsgeheimnissen
Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse sowie vertrauliche Angelegenheiten sind vor unbefugter Einsicht durch Unbeteiligte zu schützen. Für die Dauer der Geschäftsbeziehung und darüber hinaus ist darüber Verschwiegenheit zu wahren. Vertraulich sind Informationen, von denen anzunehmen ist, dass sie weder öffentlich bekannt sind noch bekanntgemacht werden sollen.
 

4. Prävention von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung

Die einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen zur Geldwäscheprävention sind zu beachten. Geldwäsche und Finanzierung von Terrorismus dürfen weder direkt noch indirekt gefördert werden.
 

5. Außenwirtschaft und Embargos

Die anwendbaren Regelungen zu Zöllen und Außenwirtschaft sind zu befolgen und Embargos zu beachten.
 

6. Datenschutz

Der Geschäftspartner verpflichtet sich zum Schutz personenbezogener Daten. Der Geschäftspartner hat bei der Erfassung, Speicherung, Verarbeitung, Übermittlung und Weitergabe von personenbezogenen Daten die Gesetze zu Datenschutz und Informationssicherheit sowie die behördlichen Vorschriften zu beachten.
 

7. Umwelt

Umweltschutz
Der Geschäftspartner hält die jeweils einschlägigen Umweltschutzgesetze und -verordnungen ein. Der Betrieb des Geschäftspartners genügt den Anforderungen des Abfallrechts sowie des Immissions- und Wasserschutzes. Sämtliche Vorschriften bezüglich Gefahrenstoffen werden vom Geschäftspartner eingehalten. Das betrifft insbesondere die Lagerung, den Umgang mit Gefahrenstoffen und deren Entsorgung. Die Mitarbeitenden sind über den Umgang mit gefährlichen Materialien und Stoffen zu unterrichten.

Umgang mit Abfällen
Die Einhaltung der lokalen Vorschriften und Gesetze bei der Entstehung, Lagerung, Entsorgung und dem Recycling von Abfällen, Abgasen und Abwässern ist von den Geschäftspartnern sicherzustellen. Tätigkeiten, die negative Auswirkungen auf die Gesundheit von Menschen oder auf die Umwelt und Klima haben können, müssen in angemessener Weise gehandhabt, gemessen und kontrolliert werden. Die Erzeugung von Abfall, Abwasser und Emissionen sollten möglichst minimiert werden.

Ressourcen und Umweltbelastungen
Umweltbelastungen sind, soweit dies mit verhältnismäßigen Mitteln möglich ist, zu vermeiden oder jedenfalls zu vermindern. Umwelt- und Klimaschutz sowie die Förderung von Biodiversität ist eine kontinuierliche Aufgabe, der nur durch eine stetige Verbesserung des Schutzniveaus durch die stetige Reduzierung des Ressourcenverbrauchs sowie einer Bemühung um Abfallverminderung nachgekommen werden kann.
 

8. Information, Kontrolle

Der Geschäftspartner wird Risiken in den Lieferkettenidentifizieren und angemessene Maßnahmen zur Reduzierung und Vermeidung ergreifen.

Meldung von Verstößen und Mitwirkungspflicht
Erlangt der Geschäftspartner Kenntnis von Anhaltspunkten, die auf einen nicht unerheblichen Verstoß gegen diese Verhaltensregeln hindeuten, hat er dies unverzüglich mitzuteilen. Der Geschäftspartner ist verpflichtet, auf Verlangen schriftlich Auskunft zu Verstößen zu erteilen und wirkt bei der Aufklärung bezüglich eines Verstoßes mit. Die Mitteilung erfolgt unter Wahrung der berechtigten Interessen des Geschäftspartners sowie unter Beachtung der Rechte von Mitarbeitenden, insbesondere des Datenschutzes und des Schutzes von Geschäftsgeheimnissen. Das gilt auch für Verstöße bei Unterauftragnehmern des Geschäftspartners. Der Geschäftspartner hat ein angemessenes betriebsinternes Meldewesen für Verstöße gegen diese Standards einzurichten; Mitarbeitende, die Meldungen abgeben, dürfen deswegen nicht diszipliniert oder benachteiligt werden.

Audit
Die Einhaltung dieses Verhaltenskodex kann bei Geschäftspartnern mittels eines Audits überprüft werden. Hierzu wird sich Bookwire mit dem Geschäftspartner über den Umfang, Zeitraum und Ort abstimmen.

Folge bei Verstößen
Dem Geschäftspartner kann bei einem Verstoß gegen in diesen Verhaltensregeln enthaltene Pflichten eine angemessene Frist zur Abhilfe gesetzt werden oder er kann, wenn dies der Natur des Verstoßes nach nicht möglich ist, abgemahnt werden. Lässt der Geschäftspartner die Frist ohne Abhilfe zu leisten verstreichen oder kommt es wiederholt zu Verstößen, kann das Vertragsverhältnis fristlos außerordentlich beendet werden. Gleiches gilt bei schwerwiegenden Verstößen. Weitergehende Rechte, insbesondere ein möglicher Anspruch auf Schadensersatz, bleiben hiervon unberührt.
 

9. Kein Drittschutz

Dieser Code of Conduct regelt ausschließlich das Verhältnis von Bookwire zu seinen Geschäftspartnern. Dritte sind nicht in den Schutzbereich dieses Code of Conduct einbezogen und können hieraus keine Rechte geltend machen.